Automatisch uitnodigingen aanvaarden
Benieuwd hoe u repetitieve taken die tijdrovend zijn, kan automatiseren binnen uw bedrijf?
Door het feit dat Power Automate (Robotic Process Automation tool) standaard inbegrepen is in elk MS365 business abonnement, is het mogelijk om bedrijfsprocessen of werkstromen te automatiseren en/of te digitaliseren.
Deze week tonen we een paar simpele voorbeelden die u kunnen helpen of zouden kunnen dienen als inspiratie voor andere ‘user cases’ binnen uw onderneming.
Binnen Outlook zelf is het mogelijk om uitnodigingen automatisch te aanvaarden maar dit is een alles of niets functie die niet altijd gewenst kan zijn.
Met behulp van Power Automate is het mogelijk om snel een flow op te zetten die u toelaat om uitnodigingen met bepaalde condities (bijvoorbeeld van bepaalde personen) automatisch te aanvaarden en anderen niet.
In het voorbeeld is er gekozen om alle uitnodigingen automatisch te aanvaarden van de manager van de gebruiker. Het is mogelijk om binnen MS365 een manager aan te duiden, daardoor is deze flow ook future proof, mocht de manager wijzigen.
Wanneer de gegevens van de manager niet worden gebruikt binnen de organisatie kan u altijd zelf specifiek invullen wie het is in de flow zelf.
Test dit zelf eens uit, en bij vragen horen we het graag. Heeft u andere ideeën voor automatisaties die uw werkdag vlotter zouden maken, laat het ons ook weten, en wie weet werken we dit uit als voorbeeld voor een toekomstige tip.
Automatisch feedback vragen
Feedback vragen aan klanten is steeds een goed idee, het kan veel inzicht opleveren over de kwaliteit van de dienstverlening van uw bedrijf. De volgende automatisatie-tip kan u hierbij helpen.
Het is mogelijk om een flow op te zetten met Power Automate die rekening houdt met toekomstige gebeurtenissen binnen een bepaalde kalender. Op basis van eender welke voorwaarden die u kiest kan er dan voor de gevonden gebeurtenis feedback opgevraagd worden na de voltooiing ervan.
Dit is van toepassing op alle soorten gebeurtenissen in een kalender of het nu gaat over een vergadering, een meeting via Teams of een afspraak via MS Bookings.
We verduidelijken het even met een voorbeeld: U kan bepalen dat er steeds automatisch feedback wordt opgevraagd aan de uitgenodigden van alle afspraken in een bepaalde kalender. Of u kan het opvragen van feedback laten afhangen van de toegewezen categorie van de gebeurtenis. De mogelijkheden zijn talrijk en deze twee mogelijkheden staan beide in het voorbeeld in de afbeelding.
De e-mail die u dan stuurt naar de klant voor het opvragen van feedback kan een link naar een MS Form (online formulier van Microsoft) bevatten of indien het ook een beknoptere feedback mag zijn dan kan u ook voor een e-mail met opties kiezen (zie voorbeeld in de foto).
Automatisch taken aanmaken
U kan veel delen van een bedrijfsproces automatiseren binnen louter Outlook, maar soms is dit te gelimiteerd. Als laatste voorbeeld willen we van de gelegenheid gebruik maken om nog een andere bedrijfsapplicatie te introduceren binnen de MS365 suite, namelijk MS Planner.
De ideale tool om de taken van verschillende mensen te beheren via een gedeelde- en centrale werkplek.
Bij het rekruteren van nieuwe mensen komen er heel veel verschillende partijen aan te pas vooraleer het proces van aanwerving rond is. Een recruiter, iemand van HR, de toekomstige manager en vaak nog anderen.
Vaak start dit proces via e-mail dus laten we voor ons laatste voorbeeld van automatisatie vertrekken van een gedeelde inbox ‘recruitment’ waarnaar geïnteresseerden hun kandidatuur kunnen opsturen.
De verantwoordelijke rekrutering heeft naargelang zijn beoordeling van het CV en/of het type e-mail de keuze om de e-mail op verschillende manieren de categoriseren. Vervolgens door het ‘vlaggen’ van deze e-mail zal de flow, geïllustreerd in de afbeeldingen, een set taken aanmaken die behoren tot de gekozen categorie. De invulling van die taken is volledig vrij te bepalen alsook de personen aan wie de taak wordt toegewezen.
Combineer dit voorbeeld met een ander flow die start wanneer een taak aangeduid wordt als voltooid, dan krijgt u al snel een meer geautomatiseerd en gestroomlijnder proces. Loopt rekrutering bij jullie vaak zeer moeizaam en ongeorganiseerd? Praat er gerust eens vrijblijvend met ons over via een Teams call die u zelf kan inplannen via deze link.