E-mails oplijsten
Voor onze eerste automatisatie voor de app To Do hebben we iets uitgewerkt om uw e-mails te structureren. Vooral als u van veel verschillende klanten of collega’s meerdere vragen of taken per e-mail krijgt kan dit een nuttige toepassing zijn.
We bespraken het ‘vlaggen’ van e-mails al eerder, en zagen dat deze automatisch in een aparte map komen in onze To Do app, maar met deze automatisatie gaan we nog een stapje verder.
Wanneer we een e-mail ‘vlaggen’ of ‘op opvolgen’ zetten zal er automatisch een lijst aangemaakt worden met als titel: het e-mailadres van de afzender. Hierin komen vervolgens alle verder e-mails van deze afzender terecht. U krijgt een mooi overzicht van alle taken/vragen die deze klant of collega u stuurde.
Automatisch wordt er ook een taak gemaakt in de lijst met de datum van de e-mail en het onderwerp. Daarnaast wordt de body van de e-mail toegevoegd aan de taak, samen met een link onderaan om te navigeren naar de mail zelf. Er wordt ook een einddatum voor de taak berekend, op basis van de datum van ontvangst van de mail + 7 dagen of een termijn die u zelf bepaalt.
Op deze manier ziet u overzichtelijk alle vragen die een klant of collega u stelt, chronologisch opgelijst, en steeds voorzien van een einddatum binnen uw To Do app, en via de integratie in de Outlook app zelf.
Dit is een vrij technisch voorbeeld van een automatisatie die niet voor iedereen evenveel voordeel zal leveren, maar voor sommige functies kan dit een enorme verbetering van de productiviteit bij het behandelen van e-mails betekenen.
Zit u met vragen voor een gelijkaardige uitwerking, of wil u dit toch implementeren maar weet u niet goed waar te beginnen, contacteer ons vrijblijvend en we bekijken samen met u de mogelijkheden.
Chat GPT
Ook wij kunnen de hype rond ChatGPT niet langer negeren, en dat willen we ook niet, want wij zijn alvast grote fan van deze laatste ontwikkeling in het AI domein.
Voor wie nog niet volledig mee is, OpenAI is een bedrijf dat zich bezighoudt met het ontwikkelen van kunstmatige intelligentie, of ‘AI’ (Artificial Intelligence). Zij kwamen in november 2022 naar buiten met een prototype van een chatbot gebaseerd op AI. Eerder deze maand besloot Microsoft zelfs om alvast 10 miljard dollar in ChatGPT te investeren.
Omdat we bij Fringe Solutions enorm gefascineerd zijn in de vele mogelijkheden die deze vorm van AI kan bieden hebben we voor onszelf alvast een leuke toepassing ontwikkeld.
We blijven hiervoor ook in het actuele thema, namelijk onze Microsoft To Do app. Alleen gaan we u deze week trakteren op 3 toepassingen binnen ToDo die mogelijk worden door een ‘custom connector’ die kan worden opgemaakt in Power Automate en die gebruik maakt van de API endpoints van ChatGPT.
In ons eerste voorbeeld vandaag wordt ChatGPT op dezelfde manier aangesproken zoals we dat via de browser zouden doen. We maken een taak aan binnen ToDo en voegen de hashtag met het woord Uitvoeren eraan toe. De #Uitvoeren zal de flow starten wanneer een taak wordt gemaakt. Dit zet de flow in gang om ChatGPT te consulteren, en vervolgens zal het antwoord van ChatGPT verschijnen in de zone ‘notities’ van de taak en wordt de taak verplaatst naar een lijst genaamd ‘Uitgevoerd’.
Door op deze manier uw takenlijst in te vullen, zal er al heel wat werk kunnen voorbereid worden door ChatGPT. De mogelijkheden zijn eindeloos, en we zijn nog maar net begonnen, dus we staan te popelen om de nieuwste ontwikkelingen op de voet te blijven volgen.
We geloven dan ook echt dat dit het begin is van een nieuw hoofdstuk binnen de informatietechnologie en dat dit ook een enorme bijdrage aan de productiviteit van mensen kan betekenen.
Chat GPT - vertalen
Zoals beloofd gaan we verder met onze automatisaties binnen het AI domein voor onze ToDo app. We hebben een tweede voorbeeld klaarstaan, gelijkaardig aan dat van gisteren. Alleen gaan we vandaag ChatGPT vooraf bijkomend de opdracht meegeven om iets te vertalen en dit in de taal die wij meegeven in ToDo.
De voorgestelde oplossing werkt als volgt: We maken een taak aan binnen ToDo, met in de notities de te vertalen tekst. Daarna gaan we de titel van de taak wijzigen door #Vertalen+de gewenste taal toe te voegen. Dit is de start-trigger voor de flow. De vertaling wordt geplakt onder het origineel en de taak wordt verplaatst naar een lijst genaamd ‘Vertaald’.
Deze functie lijkt ons handig om alvast heel veel voorbereidend werk te automatiseren. Bijvoorbeeld copywriters die enkele advertentieteksten willen vertalen, kunnen op basis hiervan al een degelijk vertaalde tekst verkrijgen, en die met enkele kleine aanpassingen nog finetunen. Ondertussen blijft het overzicht bewaard van alle uit te voeren taken, omdat we binnen de structuur van ToDo blijven. Morgen brengen we u graag nog een voorbeeld van een mogelijkheid ChatGPT binnen ToDo. Vanaf nu zal ChatGPT ook telkens een vaste plek krijgen binnen ons luik automatisatie dus blijf ons zeker volgen!
Chat GPT - opsplitsen
Onze laatste automatisatie hack binnen Microsoft To Do gerealiseerd met ChatGPT gaat u helpen met het opsplitsen van een taak binnen To Do naar kleinere sub-taken.
Vaak gaan we een taak omschrijven als een project, bijvoorbeeld ‘Beurs Expo Gent voorbereiden’. Dit is niet gemakkelijk af te vinken of op te volgen omdat dit een activiteit is die in meerdere aparte delen kan onderverdeeld worden.
Weet u niet altijd wat u allemaal moet doen om zo een ‘grote’ taak helemaal uit te voeren of wil u zeker niks vergeten?
Met deze automatisatie gaan we u hierin een handje helpen. Door de taak aan te maken, en meteen aan te vullen met #Opsplitsen in de taakomschrijving, zal er eerst automatisch een aparte lijst aangemaakt worden met als naam de titel van deze taak. ChatGPT zal vervolgens de meest logische tussenstappen uitwerken en die toevoegen als aparte taken in de nieuwe lijst. Voilà u weet wat u moet doen!
Onze volgende app die we volledig gaan doorlichten is de Microsoft Planner app. We beginnen zoals gewoonlijk met enkele basistips, gevolgd door integraties van andere apps, en eindigen met enkele automatisaties, indien mogelijk in combinatie met een integratie van ChatGPT.