Labels en filters
Deze week staat er een nieuwe Microsoft app in de kijker. Het is al de derde app die we in de spotlight zetten, dus ondertussen weten jullie dat we graag laagdrempelig beginnen door de basics van deze app naar voren te brengen.
Microsoft Planner is een planningstool voor het beheren van taken binnen een team, gebaseerd op het Kanban-principe. Het maakt het werken met verschillende mensen binnen een bedrijf of team visueel duidelijk. De status, prioriteit en deadline van alle taken kan gemakkelijker opgevolgd worden waardoor het voor iedereen steeds duidelijk is wat er nog moet gebeuren.
In ons voorbeeld hebben we een plan gemaakt voor ons aanwervingsproces. We hebben twee categorieën waarvoor kandidaten gezocht worden, namelijk voor onze afdeling IT (groen label) en de afdeling Marketing (geel label).
Voorlopig werden de taken verdeeld over 2 personen binnen de organisatie, maar dit kan uiteraard uitgebreid worden. Alle taken werden ook voorzien van een datum, en de status werd ook aangepast indien de taken voltooid of reeds in uitvoering waren.
Dit kan duidelijk weergegeven worden door het gebruik van de filters. Ook het groeperen maakt visueel enorm veel duidelijk wanneer we bepaalde zaken willen nakijken. In het voorbeeld groeperen we op labels, zo zien we duidelijk verschil in de taken voor de IT-kandidaten en de Marketing-kandidaten.
Kent u deze app al? Of zou dit iets voor uw team kunnen betekenen? Wij kunnen u helpen met de implementatie hiervan.
Planningsweergave
We gaan vandaag verder met het leren kennen van Microsoft Planner. In onze vorige tip zagen we het bord met de ‘bucket’weergave. Vandaag gaan we naar de planningsweergave kijken, of indien jouw Microsoft-account in het Engels staat, de Schedule-weergave.
Door op deze manier naar onze planning te kijken zien we meteen een maandoverzicht met alle taken gepland op de kalender. Je kan er ook voor kiezen om de terugkerende taken te tonen of niet door de toggle bovenaan rechts te verschuiven. Indien men met veel recurrente taken werkt, kan het aangenaam zijn om deze weg te filteren en de planning te bestuderen zonder te veel ruis. De status van de taak namelijk ‘Niet gestart, ‘Uitvoeren’ en ‘Voltooid’ worden duidelijk aangegeven met de gepaste kleur.
De taken die nog geen datum kregen toegewezen staan in de rechterkolom bij ‘niet-geplande-taken’. Deze kan je slepen en op de gewenste datum laten vallen (drag&drop) zodat je geen datum cijfermatig moet ingeven. Dit bespaart tijd en werkt fijner. Je kan de geplande taken ook verplaatsen op deze manier éénmaal ze in de kalender staan.
Als laatste kunnen we kiezen om per week ons overzicht te tonen, in plaats van per maand, om dieper in te gaan op taken binnen een bepaalde week.
In ons voorbeeld gebruiken we een bouwplanning van een bepaalde werf in de Stationstraat. Voor bouwprojecten zijn vaak heel veel verschillende partijen nodig, en een logische planning is hier essentieel. Met Microsoft Planner kan men hiermee dus een perfect overzicht bewaren.
Zou uw onderneming ook vlotter werken met een planning die in de MS Planner staat? Wij kunnen u helpen met de implementatie hiervan en zelfs een opleiding voorzien voor u en uw medewerkers. Contacteer ons voor meer info!
Grafieken
De laatste tip deze week voor de Microsoft Planner applicatie is het gebruiken van het tabblad ‘Grafieken’. Een interessant overzicht verkrijgt u door zo veel mogelijk data in te geven bij de parameters van elke taak, zoals het invullen van:
– Een label
– De bucket
– Begin- en einddatum
– De voortgang
– De prioriteit
– Herhalen of niet
– …
MS Planner zal een visueel overzicht maken op basis van al deze parameters, zodat u in één oogopslag kan zien wat de status van de planning is.
Ook in deze weergavevorm kan u gebruik maken van desgewenste filters. Hierdoor is een helder overzicht over een bepaald onderdeel van de planning meteen mogelijk.
Volgende week gaan kijken naar de mogelijke integraties die bestaan met andere Microsoft Apps, we beginnen met Outlook.
Zit u toch al met vragen over de toepassingen die MS Planner voor uw onderneming kan betekenen? Neem gerust contact op met ons, we lichten graag de mogelijkheden toe.